Blog de las TIC: abril 2008

EvIDENCIAS DE INVITACION A CONOCER BLOG

MESA DE AYUDA EVIDENCIAS

MESA DE AYUDA

La mesa de ayuda nace con el Convenio 060 Gestión del Cambio. Se enmarca dentro del área de operaciones y redes dependiente de la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones, encargada de entregar soporte e informática a las regiones y centros del SENA.

EVIDENCIA DE TAREA

EVIDENCIA DE CITAS

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Correo Grupo

Esta posibilidad de envio de correos masivos, por grupos, creación de grupos, citas con participantes se puede hacer en el outlook y otras de cuentas de correo como misena

Invitación a Videoconferencia

VIDEOCONFERENCIA

PREPARACION PREVIA

El éxito de una de una videoconferencia, radica en una buena coordinación previa a esta actividad, para lo cual se debe proceder de la siguiente manera:

1. Seleccionar el tema de la videoconferencia.
Para acceder al calendario de videoconferencias se debe consultar la página del SENA http//190.69.1.14/ donde se encuentra las sedes que participaran, días y horas.
2. Solicitar la videoconferencia consultando la dirección http//190.69.1.14/., se encuentra un formato que tiene cuatro niveles de preguntas:

La primera es información general, donde se solicita información respecto a:Tipo de asunto, conferencista, descripción general y documentos e imágenes que se presentarán.

La segunda es la información respecto a horarios, donde hay opciones como colocar las fechas y horas de las conferencias.

La tercera parte es donde se puede indicar si la conferencia será pública o privada; si es privada, tiene la opción de contestar si es abierta o cerrada para un grupo en especial. Además, aquí tiene la opción de solicitar la grabación de la videoconferencia.

La cuarta parte donde puede escoger a quiénes quiere invitar, agregando salas o grupos especiales internos o externos.

1.- ESPACIO FÍSICO
El número de participantes, así como los equipos, tienen un papel básico a la hora de determinar el espacio físico que va a utilizarse.

Si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, basta con una sala de juntas.

Para grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios especiales

2.- LA ILUMINACIÓN
Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras.

Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, procurando no utilizar bombillos incandescentes

3.- ACÚSTICA
La sala de reunión debe ofrecer una acústica de buena calidad Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando cortinas, persianas, tapete, un cielo raso que esconda los bombillos para producir una luz indirecta y evitar los ruidos externos.

4.- SELECCIÓN DE REDES Y EQUIPOS
· Un codec de videoconferencia con soporte H.323, SIP o H.320 (usuarios de líneas ISDN).
· Un sistema de visualización, Televisor, video beam, Pantalla LCD, entre otros.
· Un sistema de audio, el cual puede ser el audio de un TV
· Un PC.
· Canales de comunicaciones: acceso a Internet, Red IP, líneas ISDN.

B.- EMISION

5.- PRESENTACIÓN PERSONAL
Colocarse frente a una cámara de televisión tiene algunas exigencias que conviene tener en cuenta.
Selección del vestuario
Los colores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar.
Igual las telas con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos.
Se deben evitar las telas que producen ruido
Igual se deben evitar los vestidos con mangas demasiado amplias, los bolsillos con llaves o monedas y los tacones que hacen ruido al caminar.
Maquillaje, joyas y gafas
Evitar las sombras demasiado oscuras
Un labial oscuro se ve aún más oscuro.
Evitar un rubor que oscurezca las mejillas.
Joyas, como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo.
Los aretes, cuando son más grandes que los ojos, interfieren con el contacto visual del público, a través de la cámara.
Evite gafas oscuras,
El Cabello
Las damas evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia delante.
Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor presentación.
La postura
Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla, inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla.
Si el conferencista lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte superior de su cráneo.
Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran presentes en al sala.Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.

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TEMA DE LA VIDEOCONFERENCIA

Herramientas de trabajo

El uso de las Tecnologías de la información y la Comunicación (Tics), como las videoconferencias son de gran ayuda como herramienta de trabajo porque permiten que sin el desplazamiento de las personas se pueda obtener desde lugares distantes conocimiento de procesos, instrucciones y polìticas para el desempeño de las funciones en la parte laboral. Y de gran apoyo en la parte académica, donde se pueden ver conferencistas de talla mundial.

CONFERENCIA TELEFONICA - VOIP

Desde una llamada conectada, pulse Confr (es posible que tenga que pulsar la tecla programada mas para ver Confr).
Introduzca el número del teléfono del participante
Espere hasta que se conecte la llamada
Pulse Confr de nuevo para agregar al participante a la llamada
Cuelgue o pulse fin de llamada para finalizar

PROCEDIMIENTO PARA CONECTARSE A UNA USB

Conexión memoria USB y copia de Archivos

Retire la tapa de la memoria USB o el sistema que proteja el espigo o plug.

Ubique en su PC o portátil el puerto USB (es rectangular, más largo que ancho y con una lengüeta en su interior.

Introduzca allí el espigo de la memoria.

Espere que el equipo la reconozca. Si no la reconoce, tome nota del sistema operativo instalado (Win95, Win98, Win2000, entre otros) y consulte en Mesa de Ayuda.

Vaya a Mi PC y verifique si aparece la carpeta con el nombre de la memoria.

Copie los archivos del origen como si fuera otra carpeta o disco.

Para desinstalarla la memoria siga estos pasos:

Diríjase a la parte inferior derecha del Escritorio en la Barra de tareas. Busque el ícono que dice: “Quitar hardware con seguridad” y haga doble click. Luego aparece un cuadro de diálogo con el mismo nombre.

Coloque el cursor del mouse encima del nombre de su memoria USB y señálela.

Haga click en el botón Detener, y espere a que aparezca el cuadro de diálogo que le indique: “Puede retirar el hardware con seguridad”. (Es indispensable realizar SIEMPRE este procedimiento, para evitar dañar el puerto USB de su equipo).

PROCEDIMIENTO PARA CONECTARSE A UNA RED ALAMBRICA

Conectarse a una Red Alámbrica

Este procedimiento sirve para conectarse a los dos tipos de redes:

Ubíquese en Inicio y dé click en Configuración; luego ingrese a Conexión de red y dé click en Nombre de Redes.

Ubique el nombre de la red en la que desea conectarse y dé click allí.

Digite el usuario y la contraseña.

PROCEDIMIENTO PARA CONECTARSE A UNA RED INHALAMBRICA

Paso 1: barra de tarea

Iniciaremos buscando el icono de redes, que se encuentra en la barra de tareas, allí podremos saber si la máquina tiene la red desconectada o no ha sido instalada.

Paso 2: búsqueda de la red

Al encontrar el icono, damos clic derecho sobre él y a continuación nos saldrá un menú textual, con varias opciones, de las cuales debemos seleccionar “ver redes inalámbricas disponibles”.

Paso3: elegir red

En la ventana de conexiones de redes inalámbricas, debemos seleccionar la opción “elegir una red inalámbrica”. Luego, seleccionamos la opción “actualizar lista de redes” con esto podremos ver las redes inalámbricas a las cuales tenemos alcance.

PROCEDIMIENTO PARA CONECTARSE A UNA RED INHALAMBRICA

Paso 1: barra de tarea

Iniciaremos buscando el icono de redes, que se encuentra en la barra de tareas, allí podremos saber si la máquina tiene la red desconectada o no ha sido instalada.

Paso 2: búsqueda de la red

Al encontrar el icono, damos clic derecho sobre él y a continuación nos saldrá un menú textual, con varias opciones, de las cuales debemos seleccionar “ver redes inalámbricas disponibles”.

Paso3: elegir red

En la ventana de conexiones de redes inalámbricas, debemos seleccionar la opción “elegir una red inalámbrica”. Luego, seleccionamos la opción “actualizar lista de redes” con esto podremos ver las redes inalámbricas a las cuales tenemos alcance.

Paso4: redes disponibles

Luego de realizar el tercer paso, aparecerá la ventana como la siguiente imagen que indica que está buscando las redes disponibles en tu computadora. Para que puedas efectuar los pasos siguientes. Puede que se demore un poco, pero no te preocupes en esta misma ventana te aparecerá el resultado.

Paso5: datos para la configuración

Como ven se ha encontrado una red inalámbrica disponible, seleccionamos el botón “conectar”.

Paso 5: datos para la configuración

VIDEO BEAM

PROCEDIMIENTO PARA INSTALACIÓN DEL VIDEO BEAM

Garantizar que se tiene una fuente de corriente regulada antes de conectarlo.
Conectar el video beam a la fuente de corriente.
Conectar el cable desde el video beam (IN) a la CPU del computador (color azul).
Oprima power para encender el video beam.
Algunos computadores requieren que primero se encienda el video beam, antes de encender el computador, para que lo pueda reconocer.

PARA EL BUEN USO DEL VIDEO BEAM, DEBEMOS TENER EN CUENTA LO SIGUIENTE:

No dejar encendido el aparato jornadas demasiado largas, esto acorta la vida de la bombilla.

Al apagar, dejar enfriar la bombilla antes de desconectarlo de la fuente de energía.

No mover ni golpear el equipo mientras esté encendido

Tratar los equipos con delicadeza

No guardarlo caliente ni movilizarlo prendido

No colocar objetos ni encima ni a los lados

El ajuste de la imagen se debe hacer con movimientos suaves

Apagar primero el computador y por último el video beam

PROCEDIMIENTO PARA IMPRIMIR DOCUMENTO

Cuando necesitamos imprimir un documento debemos seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar el archivo que queremos imprimir
2. Abrir el documento de Word , excel
3. Dar Click al icono de imprimir en la barra de herramientas
4. Si se quiere condiciones especiales de impresión, tamaño del papel, tinta, impresión por ambos lados, nos vamos a la opciones de propiedades
5. dar click en imprimir.